Cómo Organizar tu Trabajo y Día a Día como Emprendedor con Múltiples Empresas y Roles

Introducción: El Desafío de Ser un Emprendedor Multifacético

El camino del emprendimiento es intrincado y desafiante, especialmente cuando uno se encuentra al frente de múltiples empresas y asume diversos roles en cada una de ellas.

Creo que cuando uno es emprendedor natural eventualmente te encuentras en esta situación: eres accionista de más de una empresa que requieren de ti en distintos roles. Esto es exactamemte lo que me está pasando en este momento y escribo este artículo tanto para ustedes como para mi. Tal vez como un tipo de terapia o journaling a ver si se me hace más fácil. 

La gestión simultánea de varias compañías requiere no solo habilidades empresariales excepcionales, sino también una capacidad sobresaliente para la organización y la planificación estratégica.

Es difícil equilibrar las demandas de tiempo y recursos, sin comprometer la eficiencia y el crecimiento de cada negocio.

Un emprendedor multifacético debe enfrentarse a un sinfín de tareas diarias, que van desde la toma de decisiones cruciales hasta la supervisión de operaciones y la gestión de equipos.

Cada rol que se desempeña dentro de una empresa tiene sus propias responsabilidades y desafíos, y la capacidad para cambiar de un rol a otro con eficacia es fundamental para el éxito. En este contexto, la organización se convierte en un pilar esencial para mantener la coherencia y el rendimiento en todos los frentes.

I. Planificación y Priorización de Tareas

La planificación y priorización de tareas es fundamental para cualquier emprendedor que gestione múltiples empresas y roles. Establecer objetivos claros y utilizarlos como guía diaria puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. 

Esta lista va tanto para ti como para mi: 🙂 

1. Comienza definiendo metas específicas y alcanzables para cada uno de tus negocios: Estos objetivos deben ser medibles y alineados con la visión a largo plazo de tus empresas.
2. Crea una lista de tareas diarias y semanales: Esta práctica te permitirá mantener el enfoque y evitar distracciones.
3. Divide tus actividades en categorías según su prioridad y urgencia: La matriz de Eisenhower es una técnica que aprendí hace poco y que sirve para esto, clasificando tareas en cuatro cuadrantes: urgente e importante, importante pero no urgente, urgente pero no importante, y ni urgente ni importante. Enfócate primero en las tareas que son tanto urgentes como importantes, ya que estas tienen el mayor impacto en el crecimiento de tus empresas.
4. Aprende a usar alguna herramientas de gestión del tiempo: Algunos ejemplos son Trello, Asana o Todoist, Base Camp, etc.  Estas plataformas no solo te permiten organizar y priorizar tareas, sino que también facilitan la colaboración con tu equipo.
5. Establece plazos claros y asigna responsabilidades específicas a cada miembro del equipo:  Asegura  que todos estén alineados y trabajando hacia los mismos objetivos.
6. Reserva tiempo para evaluar y ajustar tus prioridades regularmente. Las circunstancias y prioridades pueden cambiar, por lo que es importante ser flexible y adaptarse a nuevas situaciones. Programa revisiones semanales para analizar el progreso y hacer los ajustes necesarios en tu planificación.
7. No subestimes la importancia de enfocarte en las tareas más críticas que impactan directamente en el crecimiento de tus empresas: Esto se relaciona al #3 pero muchas veces nos cuesta saber que tarea es la que de verdad va a mover esa aguja y darnos los resultados que queremos. Muchas veces ni siquiera son tareas dentro de la oficina. En mi caso, lo más provechoso es salir de la casa y reunirme con potenciales clientes. 
8. Aprende a decir no : Di no a las actividades que no contribuyen significativamente a tus objetivos y delega tareas menos importantes siempre que sea posible. 

Con estas estrategias, podrás gestionar tus responsabilidades de manera más eficiente y efectiva. Sin embargo, no podemos hacer todo solos y necesitamos roderarnos de un equipo de gente que nos ayude a avanzar en todas las empresas. En papel, esto hace sentido pero conozco a pocos profesionales que de verdad saben delegar. Veo jefes metidos en asuntos tan pequeños e insignificantes que a veces pienso que les han regalado el puesto pues su función no es esa. Hace poco me reuní con un líder de una gran empresa empeñado en opinar en todos los aspectos de la fiesta de Navidad de la oficina aun cuando tenía un equipo interno y a una empresa contratada para esto.. Y así hay muchos ejemplos. 

Lo que me lleva a mi siguiente punto.. 

II. Delegación de Responsabilidades

La delegación efectiva de tareas y responsabilidades es fundamental para cualquier emprendedor que maneje múltiples empresas y roles. Identificar las tareas que se pueden delegar es el primer paso crucial. 

Las tareas repetitivas y administrativas, así como aquellas que no requieren tu atención directa o expertise específica, son las primeras candidatas para ser delegadas. Sin embargo, es esencial evaluar cada tarea con detalle y determinar su importancia y urgencia antes de decidir delegarla.

Elegir a las personas adecuadas para asumir esas responsabilidades es igualmente importante. Debes analizar las habilidades, experiencia y motivación de los miembros de tu equipo para asignar tareas de manera efectiva. No se trata solo de liberar tu agenda, sino de asegurarte de que las tareas delegadas se ejecuten con la misma calidad y eficiencia que si las realizaras tú mismo.

Yo sé lo que estás pensando- yo también lo pienso pero es que es imposible hacerlo todo uno. Para esto, debemos proporcionar una capacitación adecuada y los recursos necesarios para empoderar alequipo en la toma de decisiones y ejecución de tareas.

La comunicación clara de expectativas es otro pilar en la delegación de responsabilidades. Define claramente los objetivos, plazos y criterios de éxito para cada tarea delegada.  

Finalmente, confiar en tu equipo y permitir que otros tomen decisiones importantes es esencial para una delegación exitosa. Si bien es natural querer mantener el control sobre tu negocio, la microgestión puede ser contraproducente. 

Delegar implica aceptar que los errores pueden ocurrir, pero también que estos son oportunidades para aprender y mejorar.

Fomentar un entorno donde se valore la autonomía y la toma de decisiones puede impulsar la creatividad y el crecimiento tanto de tus empleados como de tus empresas.

III. Juntas Directivas: Organización y Eficiencia

Organizar y llevar a cabo juntas directivas de manera eficiente es crucial para cualquier emprendedor que maneja múltiples empresas y roles. 

La primera etapa para lograr esto es la preparación de agendas claras. Una agenda bien estructurada no solo establece el propósito de la reunión, sino que también proporciona un marco para la discusión, ayudando a mantener el enfoque en los temas más importantes. Es recomendable enviar la agenda a todos los participantes con suficiente antelación, permitiéndoles prepararse adecuadamente y aportar ideas pertinentes.

La asignación de roles y responsabilidades antes de las reuniones es otro aspecto fundamental. Designar un moderador, encargado de llevar el ritmo de la conversación, y un secretario, responsable de tomar notas precisas, puede aumentar significativamente la eficiencia de la junta. Además, asignar tareas específicas a los miembros del equipo para que presenten informes o actualizaciones sobre determinados temas puede optimizar el tiempo y asegurar que todos los puntos relevantes se aborden de manera adecuada.

El seguimiento efectivo de las decisiones tomadas durante las juntas directivas es igualmente vital. Una vez concluida la reunión, es esencial distribuir un resumen de las decisiones y las acciones acordadas. Este documento debe incluir plazos específicos y asignaciones claras, asegurando que cada miembro del equipo sepa exactamente qué se espera de ellos. 

La importancia de las juntas directivas radica en su capacidad para mantener la alineación y la visión compartida entre los líderes de cada empresa.

Estas reuniones proporcionan un espacio para discutir estrategias, resolver conflictos y tomar decisiones informadas que guíen el rumbo de las empresas.

Una junta directiva bien organizada no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también fortifica la cohesión y la colaboración entre los líderes, promoviendo un ambiente de trabajo más productivo y armonioso.

iv. Monitoreo de KPI’s: Qué Pedir y Cómo Interpretarlos

Aunque lo escribo como último punto, para mi este tema es el más importante. 

El monitoreo de los indicadores clave de rendimiento (KPI’s) es fundamental para cualquier emprendedor o empresario que maneje múltiples empresas y roles. Los KPI’s permiten evaluar el crecimiento y éxito de cada negocio, proporcionando datos esenciales para la toma de decisiones informadas.

Sin embargo, la selección de los KPI’s más relevantes varía significativamente según la industria y el tipo de empresa.

A continuación, te paso un dato acer cómo elegir e interpretar estos indicadores.

1. Identifica los KPI’s que se alinean con los objetivos estratégicos de cada negocio:  Los KPI’s financieros, como el margen de beneficio, el retorno sobre la inversión (ROI) y el flujo de caja, son universales y aplicables a casi todas las industrias. Estos indicadores ofrecen una visión clara de la salud financiera de la empresa y su sostenibilidad a largo plazo.

En sectores específicos, como el comercio electrónico, los KPI’s como las visitas a la página web,  la tasa de conversión, el valor promedio del pedido y la tasa de abandono del carrito de compra son esenciales. 

Estos indicadores ayudan a comprender el comportamiento del cliente y a identificar áreas de mejora en la experiencia de compra. En cambio, en industrias de servicios, la satisfacción del cliente, la tasa de retención y el tiempo de respuesta son métricas críticas para evaluar la calidad del servicio y la fidelidad del cliente.

He aprendido con el tiempo que menos es más en este sentido. Antes me enfocaba en demasiados KPI´s y solo darle seguimiento era un trabajo de tiempo completo. Hoy en día me enfoco en 2-3 por empresa, sin dejar de ver ingreso neto que al final es lo más importante. 

2. Aprende a interpretar datos: Esta habilidad  se convierte en el siguiente paso crucial. Analizar las tendencias a lo largo del tiempo, comparar los resultados con benchmarks de la industria y realizar análisis de causa raíz son prácticas efectivas para obtener insights significativos. 

Aquí no tengo una expliación rápida. Esto es un arte y una ciencia y se aprende en la práctica, leyendo y hablando con pares. Hay varios cursos buenos de Data Analysisi en Coursera pero el tema es tan importante que Data Sciencie se ha vuelto tema de maestrías y doctorados. 

Hace unos años fui a una conferencia internacional de abogados y me impresionó que todas las firmas más grandes del mundo contaban con Data Scientists graduados de universidades prestigiosas y alineadas a temas STEM como MIT, Caltech, Stanford, etc. Me llamó la atención porque no son personas a quienes te imaginarías en ambientes legales pero ahi estaban y cobrando muchsísimo por trabajo muy valioso para sus empleadores. 

3. Implementa el uso de dashboards y herramientas de visualización de datos:  No tiene que ser nada complicado. A veces veo que empresas han invertido miles de dólares en software que hace esto pero la realidad es que hasta que no sea necesario, se puede llevar en un Excel. Es importante contar con un historial de data en un lugar de fácil acceso ya que  facilita la comprensión y comunicación de estos indicadores a todos los niveles de la organización.

4. Constancia: Yo se que los emprendedores y empresarios tenemos la mejor disposición de ordenarnos y de llevar nuestros negocios como dicen los libros y los profesores. Pero la realidad es que en el día a día pasa de todo y aunque tengamos las mejores intenciones, muchas veces pasa que al tecer mes dejamos de contar indicadores. El ejecutivo de contabilidad da un número mal y se tarda una semana en corregir, la de marketing se va de vacaciones,  el de servicio al cliente no completó las encuestas y así nos vamos. Tu sabes a que me refiero. Las reuniones no se dan, este treabajo no se hace y quedamos con data solo hasta el mes de marzo. 

En negocios lo que no se mide no crece. Hay que imponer reuniones, pedir a todos los departamentos la data y darle la importancia al tema.

El manejo de muchas empresas y proyectos (empresariales o sociales) es posible con organización y visión estratégica. Toma tiempo acostumbrarse y acomodar todos los roles dentro de un horario profesional pero es posible.