Family Office: ¿Solo para los ultra ricos? No necesariamente

Un family office es una estructura que ayuda a administrar y proteger los activos de una familia. Asemeja a una empresa común y corriente donde dentro de una oficina conviven un Director Ejecutivo, miembros de la Junta Directiva, empleados técnicos como abogados y contadores, ejecutivos, asistentes de toda índole mensajeros, etc. Pero a diferencia de una empresa cuya meta es obtener ganancias mediante la venta de productos o servicios, el family office obtiene su patrimonio de una fuente distinta: de su fundador (¡o fundadora!).

Esta figura la hemos visto en series como Billions, donde el personaje principal, Bobby Axelrod, es el fundador y director ejecutivo de Axe Capital, un fondo de cobertura multimillonario que utiliza un equipo de expertos financieros para administrar su riqueza y la de sus clientes. Así mismo, y en la muy mencionada serie “Succession” , la cual sigue la historia de la familia Roy, una dinastía multimillonaria que dirige un conglomerado de medios y entretenimiento. La serie muestra cómo la familia utiliza su “family office” para administrar su patrimonio y mantener el control de su imperio.

A pesar de que estas series de televisión presentan el family office como una herramienta exclusiva para los multimillonarios, quienes emplean a las mentes más brillantes para que les ayuden a organizar sus finanzas y su estilo de vida, es importante destacar que esta figura no es exclusiva de ellos. De hecho, cualquier persona puede beneficiarse de contar con un family office y dependiendo del tamaño del patrimonio hay varias formas de lograrlo.

Por ejemplo, como mencioné anteriormente, una familia puede decidir contratar a todo el personal y tenerlos en planilla, o si no cuentan con los fondos que justifiquen semejantes contrataciones, pueden contratar los servicios de firmas que se dedican a manejar varios family offices a la vez (multi family offices) o incluso gestionar sus activos de manera más simple y manejar sus asuntos contratando a profesionales sólo cuando sea necesario.

Es decir, los servicios ofrecidos por un family office tradicional pueden ser replicados por cualquier persona y logrando administrar su patrimonio de manera más efectiva, planificar y prepararse para el futuro y dejar un legado duradero, independientemente de la cantidad de dinero que posea.

Me parece interesante enumerar las actividades de un family office tradicional, ya que esto puede ayudarnos a entender cómo los multimillonarios globales manejan sus finanzas personales y asuntos familiares. No es una coincidencia que estas personas exitosas presten atención a estos aspectos, ya que reconocen la importancia que el dinero tiene en sus vidas y el papel crucial que juegan en la preservación y crecimiento del patrimonio familiar de una manera ordenada.

Algunos ejemplos de lo que las family offices tradicionales ofrecen a las familias:

1. Valores y Misión: El family office debe ayudar a la familia a definir los valores por los que sus miembros rigen sus vidas así como la misión de la familia dentro de la comunidad, el país y el mundo.
2. Asesoramiento financiero: puede ayudar a crear un plan financiero personalizado y brindar asesoramiento sobre inversiones y gestión de riesgos.
3. Consolidación de cuentas: puede simplificar la gestión financiera consolidando cuentas y brindando informes consolidados de rendimiento y posición financiera.
4. Planificación patrimonial: puede ayudar con la planificación de la sucesión y la creación de un plan de gestión patrimonial para garantizar que los bienes se transfieran de manera efectiva a los herederos y se minimice la carga fiscal.
5. Administración de bienes: puede ayudar a administrar activos, incluyendo propiedades, arte, joyas y otros bienes de valor con el fin de preservalos. El trabajo incluye mantenimiento regular, inventarios, avalúos y la decisión de comprar, vender o alquilar.
6. Planificación de impuestos: puede ayudar a minimizar la carga fiscal a través de estrategias fiscales y planificación tributaria.
7. Servicios de contabilidad y nómina: puede ayudar con la contabilidad, la presentación de declaraciones de renta de los miembros de la familia y la nómina.
8. Servicios de caridad: puede ayudar a administrar donaciones y caridades, incluida la creación de fundaciones familiares y gestionar dichas donaciones con el fin de alinear las causas que la familia apoya con sus valores y misión.
9. Gestión de riesgos: puede ayudar a identificar y mitigar los riesgos financieros, legales y reputacionales para proteger los activos de la familia. Esto incluye estar atentos de riesgos como inclusión en lista Worldcheck.
10. Planificación de la educación y la carrera de los miembros de la familia: puede ayudar a diseñar planes educativos y de carrera para los miembros de la familia, asegurando una transición exitosa hacia roles de liderazgo en el futuro. Así mismo, planea el financiamiento de dichos estudios.
11. Servicios de seguros: puede ayudar a identificar y asegurar las necesidades de seguros de la familia, incluyendo seguros de vida, salud y propiedad.
12. Servicios legales y de cumplimiento: puede proporcionar asesoramiento legal y de cumplimiento para garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
13. Servicios de gestión de estilo de vida: puede ayudar con la organización de viajes y la adquisición de bienes de lujo para mejorar el estilo de vida de la familia.
14. Coordinación de servicios de atención médica y la organización de programas de bienestar para los miembros de la familia: Esto puede incluir la coordinación de servicios de atención médica, como la selección de médicos y hospitales, la programación de citas y la revisión de facturas médicas para garantizar que sean precisas. Además, puede coordinar el acceso a entrenadores personales, servicios de nutrición y programas de ejercicio.
15. Servir como centro de cohesión y unión familiar: Las familias se mantienen unidas mientras que compartan valores, anécdotas, experiencias y se frecuentan. El family office es responsable por organizar actividades congruentes con la misión y valores de la familia a fin de lo que miembros compartan y estrechen sus lazos de afecto manteniendo un orgullo de pertenecer a esta familia a la vez que puede mediar cualquier conflicto que surja.

Si te das cuenta, lo que listo arriba es prácticamente lo que hacemos todos los profesionales responsables con nuestro dinero y bienes todos los días. Cuidamos lo que tenemos y los gestionamos a nuestro favor y favor de los miembros de nuestra familia inmediata.

Sin embargo, el family office va más allá de “llevar nuestras cosas” ya que no solo se encarga de administrar los activos financieros y patrimoniales, sino que también ofrece un enfoque holístico para la gestión de la riqueza y la planificación financiera tomando como enfoque la preservación del patrimonio para las generaciones que vienen con el fin de dejar un legado familiar.

Es más bien tratar nuestra vida y finanzas personales como una empresa cuyos accionistas son nuestros hijos, nietos y descendientes que le siguen. Es decir, un family office ofrece una visión a largo plazo y estratégica de la gestión de la riqueza, mientras que la gestión personal de nuestras finanzas se enfoca en el corto plazo y en nuestras necesidades inmediatas.

Así mismo, es común que las familias acaudaladas tengan lo que se llame un family bank, o banco familiar. Pero de esto hablamos en un artículo futuro ya que es un modelo financiero bastante interesante y replicable hasta cierto modo en Panamá y demás países latinos.

Si estás considerando crear tu propio family office o family bank, es importante tener en cuenta que es un proceso que requiere de planificación y la participación en un grado u otro de un equipo de profesionales calificados para la toma de decisiones claves.

En este artículo, te presento una guía general para crear tu propio family office, si tu patrimonio aun no es muy grande incluyendo cómo seleccionar el equipo adecuado, establecer políticas, crear una estructura legal, y más.

1. Seleccionar el equipo adecuado: Los profesionales necesarios incluyen: Director Ejecutivo, abogados, contadores, planificadores financieros y otros asesores financieros. Estos profesionales trabajarán juntos para ayudarle a crear un plan financiero para el family office y establecer políticas para su funcionamiento.

El equipo también deberá tener experiencia en el manejo de activos, planificación patrimonial, gestión de riesgos, inversión y otras áreas clave. Al elegir a tu equipo, asegúrate de buscar profesionales con experiencia, credenciales y referencias sólidas.

El primer paso es seleccionar a un Director Ejecutivo y definir claramente su papel y responsabilidades. Usualmente, en familias cuyo patrimonio es modesto, este papel lo lleva a cabo el fundador o el dueño del patrimonio inicial o en conjunto con su cónyugue (con los roles bien definidos) . Este rol lo pueden llevar de por vida o delegarlo a algún miembro de la familia o incluso contratar a un tercero si las circunstancias lo ameritan con el tiempo.

El segundo paso es contactar a un abogado pues hay documentos y estrategias que redactar y/o revisar. Si no tienes uno de confianza o si prefieres cotizar con varios y vives en Panamá, te recomiendo usar inlexpro.com. Inlexpro es una plataforma que te conecta con más de 100 abogados panameños idóneos, con referencias y expertos en todas las áreas de derecho quienes saben que compiten por tu negocio y se comprometen en cotizar gratuitamente en 24h o menos.

Así mismo, el family office debe contar con un contador de confianza. Alguien que te ayude a organizar un presupuesto y preparar las declaraciones de renta y consolidación de cuentas. Un buen contador te asesora de manera holística y te muestra maneras de maximizar tus recursos.

El resto del trabajo es realizado por algún miembro de la familia, algún asistente que puede trabajar de manera virtual o a medio tiempo o incluso ser sub contratado a empresas que brinden los servicios que desees para tu familia. Considero importante contar con una persona organizada con habilidad para llevar archivos, capaz de de gestionar proyectos y llevar varias agendas a la vez.

2. Establecer políticas para el funcionamiento del family office: Estas políticas pueden incluir decisiones sobre cómo se invierten los fondos del family office, cuándo se distribuyen los ingresos, cómo se manejan los impuestos, cómo se seleccionan las inversiones y más.

Así mismo, se deben establecer políticas sobre cómo se manejarán las solicitudes de los miembros de la familia y otros asuntos relacionados con el family office. Estas políticas son importantes para asegurar que el family office funcione de manera efectiva y que se tomen decisiones justas e imparciales.

Usualmente estas políticas se recogen en un Protocolo Familiar el cual es distribuido entre los miembros de la familia quienes son mayores de edad y se les va ajustando al nivel de los más pequeños mientras entiendan por completo.

3. Gestión de Activos: En cuanto a la gestión de activos, es importante tener un enfoque disciplinado y diversificado. Esto puede incluir inversiones en acciones, bonos, bienes raíces y otras clases de activos. También es importante asegurarse de que los activos estén bien diversificados y no se concentren demasiado en un solo tipo de inversión o industria.

Para poder gestionar las inversiones, el Director Ejecutivo puede consultar asesores financieros y/o abogados independientes que cobren tarifa fija y no que comisionen. De esta forma pueden asegurar una asesoría imparcial que busque sus mejores intereses. Así mismo, el prioridad la organización de la sucesión del patrimonio, es decir, quien hereda que en caso de defunción de los fundadores y/o sus cónyugues.

Este paso debe ser considerado desde que se empieza a crear el patrimonio.Usualmente es con el sueldo de los fundadores o ganancias de sus negocios. No importa si el dinero es poco, siempre hay que estar asesorado sin dejar a un lado la educación financiera que todos debemos conseguir por nuestros medios (libros, cursos, talleres, webinars, etc.)

4. Estructura legal: Una vez que se haya formado el equipo y se hayan establecido políticas, es importante crear una estructura legal para el family office. Esto incluye seleccionar una estructura empresarial adecuada y registrar el family office como una entidad legal. 

La idea usualmente es de tener una estructura “paraguas” que cuide todo el patrimonio de la familia. Usualmente se ve en una fundación de interés privado la cual es propietaria de las acciones de las sociedades que tienen tus propiedades y de tus cuentas de inversión. Tiene un reglamento privado que dicta quienes son los beneficiarios y que se puede modificar si se necesita. Así es como yo lo tengo pero cada caso es distinto. 

Un family office puede ser una herramienta valiosa para cualquier persona con un sin importar el tamaño del patrimonio. No se trata solo de administrar la riqueza, sino principalmente planificar y prepararse para el futuro y dejar un legado duradero para las generaciones venideras.

Al contar con un equipo de expertos que se encarga de gestionar los asuntos financieros y patrimoniales de la familia, se pueden tomar decisiones informadas y estratégicas que permitan maximizar los beneficios y minimizar los riesgos. Además, el family office puede ayudar a la familia a definir sus objetivos a largo plazo, así como a crear y mantener una cultura familiar y financiera sólida que se transmita de generación en generación.

TECNOLOGÍA AL ALCANCE DE TODOS 

Pienso que todo esto lo podemos llevar desde la comodidad de nuestra casa u oficina siempre y cuando contemos con la tecnología adecuada para llevarlo a cabo. Y dicha tecnología no debe ser complicada ni cara. 

En este momento estoy trabajando en un prototipo de software para poder manejar los mismos temas que maneja un family office pero desde nuestro hogar. 

Estoy cansada de tener que recurrir a tantos papelitos, softwares, google sheets, google docs etc para administrar mis cosas en favor de mis hijas. Ando como quien dice haciendo un “Frankein software” pegando las herramientas que me hacen la vida más fácil. Así mismo lo quiero amarrar a un sistema de correos que me recuerde lo que debo hacer cada día, semana o mes (de acuerdo a la tarea que sea). 

 Ojalá ustedes también le vean valor y me den su opinión para mejorarla . 

Si te interesa recibir el primer prototipo, te puedes inscribir aquí.